Artėjanti metų pabaiga vadovui ir darbuotojui dažnai tampa tam tikru išbandymu, nes „reikės kalbėtis apie tai, ką gero nuveikėme per šiuos metus“. Čia kyla dvejonių abiems: darbuotojui – ar tikrai viską padariau, kad pasiekti maksimumą, ar pasiekiau tą, ko tikėjosi darbdavys, o darbdaviui – ar tikrai darbuotojo rezultatas yra geras ir toks, kokio norėjau ir tikėjausi. Tad kaip išvengti streso ir nežinios, kaip pasiruošti ir ar apskritai ruoštis ir vesti metinius pokalbius?
Kokiu tikslu organizuojami metiniai vertinimo pokalbiai?
Pirmiausia reikėtų aiškiai apsibrėžti, ką metinio pokalbio metu norime išmatuoti, išsigryninti – koks jo tikslas? Paprastai metinio pokalbio tikslas – apsibrėžti su darbuotoju jam keliamus tikslus ir lūkesčius jo atžvilgiu. Dažniausiai vertinami darbuotojo pasiekimai/rezultatai (atsižvelgiama į ankstesnio pokalbio metu užsibrėžtus tikslus), iškeliami/aptariami darbuotojo ateinančio periodo tikslai, aptariamos darbuotojo tobulėjimo galimybės, išklausomi darbuotojo pasiūlymai/komentarai įmonės veiklos tobulinimui, aptariami darbuotojo lūkesčiai ir jo karjeros kelionės vizija, susidėliojami darbai, ką reikėtų padaryti, o galiausiai, gali būti keliamas ir atlyginimo klausimas.
Pokalbių metu labai svarbu – suteikti ir gauti grįžtamąjį ryšį abiem pusėms. Taip! Teisingai! Abiem pusėms! Tad būkite sąžiningi, vertinti reikėtų ne tik jums darbuotojus, pokalbiai bus naudingesni, jei jiems pasiruoš tiek darbdavys, tiek darbuotojas – tokiu pačiu klausimynu ir apie darbdavį, kad išsiaiškinti darbuotojo santykį ir požiūrį į jus, pateisintus arba ne, jo lūkesčius, pasidalinkite ir su darbuotoju. Abipusis apsikeitimas įžvalgomis ir patirtimis bus paskata visapusiškiems pokyčiams.
Šių pokalbių nauda yra neabejotina, tačiau tik tuomet, jei pokalbiai yra koncentruoti, nuosekliai pasikartojantys ir ne tik formalumas, ties kuriuo reikia „užsidėti pliusiuką“, o reali situacijos analizė ir probleminių klausimų aptarimas, kuris skatina progresą ir teigiamus pokyčius tiek darbuotojo karjeroje, tiek įmonės veikloje.
KLAIDA Nr. 1, kurią daro vadovai
Viena iš dažniausių vadovų klaidų – nuoseklios komunikacijos nebuvimas su darbuotoju ir staigus informacijos pliūpsnis metų gale. Nesidalijimas informacija, atgalinio ryšio nebuvimas visus metus – viena iš priežasčių, kodėl darbuotojų metiniai pokalbiai ne tik nepaskatina veikti, bet net sumažina jų produktyvumą. Tad kalbėkitės su darbuotojais! Planuokite pokalbius esamuoju laiku, planuokite ketvirčio rezultatų aptarimą, pagal galimybes turėkite ir savaitinius ar bent mėnesio rezultatų aptarimo pokalbius – būkite „up to date“, kas vyksta. Tam, kad išsikeltų tikslų būtų nuolat laikomasi, reikia nuolatinio grįžtamojo ryšio ir tarpinių tikslų siekimo peržiūrėjimo, kitaip tariant, tarpinių – mini – metinių pokalbių. Tokiu būdu ir darbuotojai bus energingesni darbe, mažiau įsitempę bei sumažės darbuotojų kaitos tikimybė.
Darbuotojų nuomonė
Tradiciniai ir formalizuoti metiniai pokalbiai jau gerokai neatitinka šiandienos proaktyvaus darbuotojo lūkesčių, kadangi jie neįkvepia, nemotyvuoja, neformuoja darbuotojo „šeimininkiško“ požiūrio į darbą. Didžioji dalis darbuotojų metinius pokalbius laiko tuščiu laiko gaišimu, kurie nieko iš esmės nekeičia, yra formalizuoti, rengiami tik tam, kad „reikia“. Tarp pagrindinių neefektyvių pokalbių priežasčių išskiriami tokie faktai, kaip:
- pokalbį veda netiesioginis vadovas, kuris nelabai pažįsta darbuotoją;
- pokalbio metu vadovas tik kritikuoja darbuotoją;
- vadovas neperspėja dėl pokalbio datos ir apie ką bus kalbama, todėl darbuotojas nespėja jam pasiruošti;
- pokalbiai per trumpi, kelių sakinių, nestruktūruoti, betiksliai;
- dėl vadovų kaitos neišlaikomas periodinių pokalbių tęstinumas.
Kaip pasiruošti metiniam pokalbiui, kad jis atneštų naudą?
Metinio vertinimo pokalbio metu, reikėtų nepamiršti, jog vertinamas ne darbuotojas, o visgi jo pasiektas rezultatas. Apskritai dabar įmonėse koncentruojamasi į žinojimą, kaip pasiekti rezultatą, akcentas dedamas ties darbuotoju ir tai, koks jis turi būti, kokių savybių ir patirčių turėti, kad pasiektų rezultatą ir neštų didžiausią naudą. Pokalbio metu labai svarbu:
- aptarti darbuotojo stipriąsias savybes ir kaip jas sekasi išnaudoti, nepamiršti aptarti ir trūkumų, jog būtų galima „pasitempti“;
- išklausyti jo nuomonės ir kiek stipriai jis mano prisidėjęs prie organizacijos sėkmės ir kaip jo indėlį matote jūs;
- pasidomėkite darbuotojo vertybėmis ir kaip jos dera su įmonės vertybėmis;
- aptarkite, kaip darbuotojui sekasi atlikti savo funkcijas, išklausykite jo nuogąstavimus, kas neramina ir kas džiūgina;
- pasikalbėkite su darbuotoju apie jo lūkesčius ir ateities viziją, pasidalinkite savo matymu ir vizija jo atžvilgiu.
Visgi, didesnė dalis darbuotojų linkę vertinti vertinimo pokalbius teigiamai, nes jie leidžia augti ir tobulėti profesiškai, dalis darbuotojų tokių pokalbių metu geba susiderėti dėl didesnio atlygio, o dalis įmonių netgi atsižvelgia ir įgyvendina darbuotojo pateiktus veiklos tobulinimo pasiūlymus. Įmonės, kurios ne tik išklauso pasiūlymus, bet ir juos įgyvendina, laimi dvigubai, nes darbuotojas jaučiasi vertingu komandos nariu, kurio nuomonė yra svarbi, o įgyvendinti patobulinimai prisideda prie įmonės veiklos rezultatų gerinimo.
Jeigu turime tikslą, kad darbuotojas būtų įsitraukęs, žengtų „extra mile“, norėtų ir gebėtų prisiimti papildomų įsipareigojimų, būtų suinteresuotas atlikti savo darbą kuo geriau, vadovas savo ruožtu, turėtų būti lyderis, kuris rodytų asmeninį pavyzdį, kiekvieną darbuotoją vertintų kaip partnerį, skatintų komandiškumą, mokėtų išklausyti ir diskutuoti, „koučintų“, ugdytų talentus, mokėtų „uždegti“, įtraukti ir nukreipti.
Statistika
Remiantis 2019 m. gruodžio mėnesį Lietuvoje populiaraus karjeros portalo atliktos apklausos duomenimis periodinius (vertinimo) pokalbius įmonėse turi 60% darbuotojų. 34% apklausoje dalyvavusių dirbančiųjų iš visos Lietuvos nurodė, kad jų įmonėje vykdomi metiniai pokalbiai, 14% – ketvirtiniai, pusmetiniai (vertinimo) pokalbiai, o 12% – nuolat vyksta aktyvi (vertinimo) komunikacija su vadovais.
Ir pabaigai
Nėra vienos taisyklės, gerai ar ne, metiniai pokalbiai. Kiekviena įmonė turi priimti sprendimą ir susidėlioti planus, kokiu dažniu, jie vystys komunikaciją su darbuotoju – kartą per metus, kartą per pusmetį, kartą per ketvirtį ar dar dažniau – svarbiausia, kad tiksliai žinotumėte, kokiu tikslu kalbatės, diskutuojate.
Jeigu domina HR mokymai ar konsultacijos – kreipkitės! Mielai suteiksime daugiau informacijos ir patarsime, kokie sprendimai yra geriausi Jums.