Šiandieniniame pasaulyje daugelis esame pripratę gyventi dideliu tempu, skųstis laiko stoka tiek asmeniniame, tiek profesiniame gyvenime, tuo pačiu darbus mums svarbu atlikti ne tik laiku, bet ir kokybiškai. Tad kaip našiai ir sėkmingai veikti laike, išvengti chaoso, nustatyti darbų trukmę, išsigryninti pagrindines laiko „praradimo“ priežastis?
Emplonet vyr. personalo atrankų konsultantė Lina Kantautaitė sako, kad planuojant savo darbo laiką svarbu:
- Pasiruošti rytojui – skirti laiko kitos dienos planavimui. Tai naudinga, norint suformuoti planavimo įgūdį;
- Svarbiausi ir sudėtingiausi darbai – ryte. Moksliniais tyrimais įrodyta, kad daugumos žmonių produktyviausios dienos valandos yra būtent ryte, todėl patariama pirmosiomis darbo valandomis neskaityti dienraščių bei žinių portalų, o atlikti sudėtingiausius darbus. Asmeninio efektyvumo koučerių teigimu, nemaloniausius darbus įveikus iš ryto, likusią dienos dalį būname gerokai darbingesni nei tada, jeigu nemėgstamus darbus atidėliojame dienos pabaigai;
- Darbus, neužtrunkančius ilgiau nei 45 min., atlikime be pertraukų. Pusvalandis susikaupimo generuoja geresnius rezultatus, nei kelios valandos nuolatinio „persijunginėjimo“ tarp užduočių;
- Stebėkime, kiek laiko skiriame konkrečiam darbui, tai padės ilgainiui tiksliau planuoti, kiek laiko reikės vienai ar kitai užduočiai atlikti;
- Užsirašykime darbus, kurių negalime atlikti tuojau pat. Svarbu, kad darbų gausoje užduotys nepasimestų;
- Turėkime nustatytus terminus. Gavę užduotį pasiteiraukime, iki kada reikėtų ją atlikti. Darbai atliekami greičiau, turint nustatytus terminus;
- Darykime pertraukėles. Per didelis darbo krūvis ir neatsitraukimas nuo užduočių gali iššaukti psichologines, emocines problemas, pervargimą, kas ilgainiui stipriai paveikia darbo našumą;
- Būkime egoistai. Savo darbams teikime pirmenybę, tik juos atlikę pagelbėkime kolegoms; Tam tikras savaitės dienas paskirkime konkrečioms užduotims atlikti. Darbo rutinos įsivedimas padeda „nesimėtyti“ tarp užduočių. Penktadieniais patariama peržvelgti, ar darbai, numatyti šiai savaitei, yra atlikti, jei yra galimybė – jų neperkelti kitai savaitei;
- Prašykime pagalbos, pvz., jei žinome, kad vienas kolegų – Excel guru, išnaudokime jo gebėjimus, tai padės sutaupyti laiko naršant internete, kaip atlikti užduotį. Tačiau nepamirškite būti kantrūs, kolega taip pat turi savo darbotvarkę;
- Bendraukime – tai padeda „nuimti“ įtampą. Kartais pakanka penkių minučių pokalbio su kolega sėkmių ar sunkumų pasidalijimui, ir darbo diena tampa „šviesesnė“.
Pasak Linos, yra ne viena laiko planavimo technika, kurią pasirinkti reikėtų individuliai, išbandant, kas labiausiai pasiteisina konkrečiam žmogui. Populiariausios laiko planavimo technikos: Eisenhower Matrica, Pareto 80/20 principas, Buferio principas, ABC analizė, RXO metodas, darbo laiko fotografija bei kt., apie jas daugiau informacijos galima rasti internete. Lina linki sėkmės atrandant savąją!